Gerir documentos abrange processos e atividades para tornar mais fácil o manuseio dos registros de uma empresa. E um dos maiores benefícios dessa prática é a rapidez de buscá-los e encontrá-los quando necessário.
Todas as empresas necessitam manter documentos organizados, sejam eles contratos, cadastros, contas, relatórios, documentos legais e jurídicos, etc. Mas não se trata apenas de ter um local adequado e técnicas de arquivamento desses.
Como a missão do proprietário de um negócio é coordenar processos, práticas e equipes para garantir o bom funcionamento do empreendimento, negligenciar essa gestão documental é bastante prejudicial para essa missão.
Portanto, faz-se necessário o estabelecimento de um processo profundo na empresa, mudando, inclusive, a cultura organizacional
Então como fazer a gestão de documentos?
Qualquer atividade de organização tem como primeiro passo a indexação, isto é separar os itens por seu tipo ou outro critério. Já de cara, é eliminado aquilo que é inútil e, consequentemente, não necessita de recursos alocados (tempo, dinheiro, pessoas) para sua gestão.
A próxima etapa é a guarda e o arquivamento. Use critérios para caracterizar os documentos a partir das necessidades do seu negócio, fornecendo rastreabilidade e, consequentemente, agilidade na consulta e identificação. Exemplo: na categoria contratos, você pode dividi-los por ano base, ou ordena-los de A-Z.
Você também pode seguir alguns critérios para ter mais segurança, como armazenar em formato físico contratos com assinaturas, mas também digitaliza-los para uma consulta online a qualquer momento e local. Observar prazos legais para cada documento e estabelecer um calendário para a eliminação segura deles. Manter backups utilizando o processo em nuvem e estabelecer rotinas organizacionais para que todos, sem exceção, cumpram em suas rotinas diárias.
É um desafio diário, já que lidamos com pessoas e elas podem cometer falhas. Mas a boa notícia é que hoje existem técnicas e aplicativos para realizar essa importante gestão de forma inteligente e acessível.
Aqui na Foxcon esse processo já foi iniciado há alguns anos e nos orgulhamos de tê-lo implementado. Mas o nosso maior prazer vai ser poder compartilhar esse aprendizado com você. Nossa diretoria está à disposição.
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