Cuidar bem dessa papelada é fundamental para evitar futuras complicações.
Quando se tratam de documentos fiscais, todo cuidado é ainda pouco. Isso porque caso não seja possível comprovar para o Governo o pagamento, além de pagar novamente, haverão multas.
Outra importante questão está relacionada à área trabalhista. As obrigações legais com funcionários precisam de prova que foram cumpridas. A ausência delas irá, com certeza, gerar problemas futuros, inclusive processos trabalhistas.
Sendo assim, respeitar alguns prazos é mais do que necessário para garantir que situações como essas não venham afetar o tão suado faturamento do seu negócio.
Veja alguns prazos importantes:
Livros fiscais - 5 anos
Notas fiscais e recibos - 5 anos
Imposto de Renda - 5 anos
CSLL, PIS, COFINS, ICMS - 5 anos
DIPJ, DCTF, DACON - 5 anos
DASN, DIRF, GIA - 5 anos
GPS - 5 anos
Livro de Registro de Entradas e Saídas - 5 anos
Nota Fiscal de Serviço e Fatura de Serviço - 5 anos
Nota Fiscal modelo 1 ou 1a - 5 anos
Carnê de recolhimento - ME e MP anterior regime de estimativa - 5 anos
Recibos de pagamento de salário, férias, 13o, controle de ponto - 5 anos
Contrato de Trabalho - Indeterminado
Livro ou ficha de registro de empregado - Indeterminado
CAGED e RAIS - 3 anos
Termo de Rescisão - 2 anos
Folha de pagamento - 10 anos
FGTS, GRFC e GFIP - 30 anos
Contribuições Sindicais - 5 anos
Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários - 10 anos
Armazenamento de documentos fiscais com segurança
Papel é um tipo de material com tempo de vida útil e pode ser avariado e invalidado com o decorrer do tempo.
Com a tecnologia disponível, soluções modernas, eficazes e práticas têm sido oferecidas. A digitalização e, posteriormente, o armazenamento em nuvem (cloud) são uma realidade acessível.
Aqui na FoxCon Gestão Contábil temos orgulho de dizer que nosso espaço de convivência e trabalho foi recuperado com essas tecnologias. Áreas e armários de armazenamento de papéis e documentos não fazem mais parte do nosso dia-a-dia.
Caso isso ainda não seja possível de ser implantado na sua empresa, use sacos plásticos para acondicionar os documentos, organizando de forma prática para serem facilmente localizados e acessados, e, armazene-os em caixas específicas para essa finalidade, sempre a uma distância segura do piso e em armários ou estantes apropriados.
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